Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is De Wereld Draait Door VZW (Fittin’), Aannemersstraat 186, 9040 Gent, België — ondernemingsnummer BE 0772.565.606. Voor alles wat met je gegevens te maken heeft, mail je info@fittin.be. We zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; je vragen komen rechtstreeks bij de zaakvoerder terecht.

Per soort gegeven staat hieronder ook de wettelijke grondslag.

• Accountgegevens — je naam, e-mailadres en (als je via Google inlogt) je Google-profielnaam. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Boekingen en betalingen — je reserveringen, tegoeden, abonnement, en per betaling het bedrag, de datum en de status. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en wettelijke verplichting voor de boekhouding. Je kaartgegevens komen nooit bij ons terecht; die gaan rechtstreeks naar Stripe.
• Toegang tot de zaal — welke toegangscode voor welke boeking is aangemaakt en wanneer de deur openging. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van een onbemande zaal.
• Gezondheidsgerelateerde gegevens — je lichaamsmetingen (gewicht, lengte, streefgewicht) en je trainingslogs, alleen als je die zelf invult. Dit zijn bijzondere categorieën van gegevens. Grondslag: jouw uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG). Die vragen we afzonderlijk, je kan ze op elk moment intrekken, en zonder die toestemming werkt de rest van Fittin’ gewoon.
• Aanvragen en aanmeldingen — vraag je een gratis proeftraining aan, of meld je je aan als coach, dan verwerken we wat je in dat formulier invult: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, je doel of motivatie, en wanneer je kan. Geslacht is optioneel — je mag het veld leeg laten en je aanvraag wordt gewoon behandeld. We vragen deze gegevens om je aan de juiste coach te koppelen en de eerste sessie voor te bereiden. Solliciteer je als coach, dan hoort daar ook je cv en foto bij, als je die meestuurt. Grondslag: het nemen van stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Fittin’ Coaching — gebruik je onze AI-coach, dan verwerken we wat je in de intake invult: je doel, hoe vaak je traint, hoe lang je plan mag duren en welke toon je wil. Daarnaast je plan zelf, welke sessies je afvinkt, je wekelijkse antwoorden en de tekst die je coach daarover schrijft. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Kies je ervoor om je lichaamsgegevens mee te geven — je geboortedatum, gewicht, lengte en wat je wil vermijden — dan zijn dat bijzondere categorieën van gegevens. Grondslag: jouw uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG). Die vraag staat apart in de intake, je kan ze op elk moment intrekken bij je gegevens, en zonder die toestemming werkt de coach gewoon verder — alleen algemener. Wat er naar het model gaat, staat in punt 3 hieronder. Zet je de maaltijdmodule aan, dan verwerken we daarnaast je voedingsvoorkeuren en het weekmenu dat daaruit volgt. Sommige van die voorkeuren kunnen iets zeggen over je overtuiging of geloof; ze vallen daarom onder dezelfde uitdrukkelijke toestemming, en zonder die toestemming maken we géén menu — ook geen algemener menu, want een voedingsadvies zonder je lengte, gewicht en leeftijd is raden. Gaat het over een aandoening, medicatie, zwangerschap of een eetstoornis, dan stopt de coach en verwijst hij je door naar een diëtist. Zet je de motivatiemodule aan, dan houden we bij welke mijlpalen je haalde, zodat je er maar één keer een bericht over krijgt.
• Coach-chat (testfase) — praat je met de AI-coach, dan bewaren we je berichten, zijn antwoorden en wat je hem vroeg te onthouden, zodat je het gesprek kan teruglezen. Om te antwoorden krijgt het model je berichten, je komende boekingen, je tegoed, je puntenstand en je plan — je naam en contactgegevens niet, lichaamsgegevens enkel met je toestemming (zie hierboven). De coach voert niets zelf uit: boeken, verplaatsen of iets in je plan wijzigen gebeurt pas als jij bevestigt. De uitbater ziet enkel tellingen, niet wat je schrijft. Je wist het hele gesprek en het geheugen zelf met één knop in de chat. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Communicatie — berichten met je coach of met ons, en je meldingen over defecten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Nieuwsbrief — je e-mailadres en je voorkeuren. Grondslag: jouw toestemming, in te trekken via de link onderaan elke mail.
• Bezoekstatistieken — welke pagina’s bezocht worden, van welke website je kwam en of je op gsm of computer zit. Er wordt daarbij een dagelijks wisselende, onomkeerbare code gebruikt in plaats van je IP-adres. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het begrijpen en verbeteren van onze site. Details staan op onze cookiepagina.
• Foutmeldingen — als er iets misgaat in je browser, loggen we het foutbericht en de pagina. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een werkende app.

• Fittin’ punten — welke acties je punten opleverden (sessies, zaalchecks, gelogde trainingen, uitnodigingen), je niveau en je badges. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst(het puntenprogramma uit de voorwaarden). Op het klassement staan enkel je naam en je punten van de maand; je kan je afmelden in je account.
• Zaalcheck — wanneer je aangeeft hoe je de zaal aantrof, koppelen we dat aan de sessie die net vóór de jouwe plaatsvond (dezelfde dag, hoogstens 3 uur ervoor). Zo kan de uitbater zien of de zaal netjes wordt achtergelaten. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een propere, veilige zaal voor iedereen. Enkel de uitbater ziet die koppeling — nooit andere leden. Er volgt nooit automatisch iets; hoogstens stuurt de uitbater zelf een vriendelijke herinnering. Foto’s bij een zaalcheck bewaren we in een afgeschermde opslag; er mogen geen personen op staan.

We nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor jou en we maken geen profielen om je gedrag te voorspellen.

Nodig je iemand uit voor een sessie, of geeft een coach de naam op van een klant die zelf geen Fittin’-account heeft, dan verwerken wij ook diens gegevens — beperkt tot wat nodig is om te weten wie er in de zaal komt. Wie zo’n naam doorgeeft, is er zelf verantwoordelijk voor dat die persoon daarvan op de hoogte is. Wie je per e-mail uitnodigt, krijgt de uitnodiging (met een “Ik kom”-knop) en hoogstens één herinnering om zelf een account te maken — geen nieuwsbrief of reclame zonder eigen toestemming. Verder gebruiken wij die gegevens voor niets anders en verwijderen ze samen met de boeking.

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame van derden. We werken met een beperkt aantal verwerkers, elk met een verwerkersovereenkomst en enkel voor wat ze nodig hebben:

• Supabase — database en accounts, gehost in de Europese Unie.
• Stripe — betalingen. PCI-DSS-gecertificeerd.
• Resend — verzending van e-mails.
• Vercel — hosting van de website.
• Nuki — het slimme deurslot en de toegangscodes.
• Anthropic (via Vercel AI Gateway) — het taalmodel achter Fittin’ Coaching, alleen als je die functie gebruikt. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres gaan daar nooit heen; je leeftijdsklasse, gewicht en wat je wil vermijden alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming. Je gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Stripe, Resend en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens (laten) verwerken buiten de EER. Dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met het EU-VS Data Privacy Framework waar de partij daarvoor gecertificeerd is. Een kopie van die waarborgen kan je opvragen via info@fittin.be.

Daarnaast delen we gegevens met je coach wanneer je met die coach traint of verbonden bent — dan ziet die je naam, je sessies en wat je zelf met hem deelt.

Alle verbindingen verlopen versleuteld. Toegang tot de database is beperkt per rol, zodat een lid enkel zijn eigen gegevens ziet en een coach enkel die van zijn verbonden clienten. Gevoelige sleutels en de deurcode van de zaal staan in een apart, afgeschermd deel van de database dat niet vanuit de browser bereikbaar is. Wachtwoorden bewaren we nooit leesbaar.

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
• ze te laten verbeteren als er iets niet klopt;
• ze te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens mee te nemen in een leesbaar bestand;
• je toestemming in te trekken, zonder dat dit iets afdoet aan wat daarvoor gebeurde.

Inkijken, downloaden en verwijderen kan je grotendeels zelf doen, onderaan je account. Liever per mail? Schrijf naar info@fittin.be; we antwoorden binnen 30 dagen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we je per e-mail. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met het versienummer en de datum bovenaan.